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Règle 6 – retrait des services; alinéas 46(1)d) et 50(1)d) du Règlement administratif du Collège – notification aux client(e)s et à l’OPIC du retrait des affaires des client(e)s

Avis concernant le nouveau Règlement administratif

Le nouveau Règlement administratif du CABAMC est entré en vigueur le 1er mai 2023. Le Règlement administratif a introduit une nouvelle catégorie de permis, soit la catégorie 4, et des changements ont été apportés au permis de catégorie 2. Par conséquent, les règles concernant les exigences imposées aux titulaires de permis qui souhaitent passer d’un permis de catégorie 1 à un permis de catégorie 2 ou de catégorie 4 ont été modifiées pour tenir compte de ces changements et des nouvelles catégories.

L’analyse éthique suivante a été mise à jour pour tenir compte du nouveau Règlement administratif. Cette analyse éthique fournit des pistes de réflexion pour tout agent(e) qui envisage de changer de catégorie de permis. Elle fournit également de l’information sur certaines des considérations éthiques qui devraient être prises en compte lors du retrait d’une personne titulaire de permis des affaires des client(e)s quand elle passe de la catégorie 1 à une autre catégorie.

L’analyse suivante s’applique lorsqu’une personne titulaire de permis passe d’un permis de catégorie 1 à un permis de catégorie 2 ou de catégorie 4. Ce scénario suppose que le retrait d’une personne titulaire de permis des affaires de ses client(e)s est justifié par les circonstances conformément à l’article 6 du Code de déontologie (le « Code »)1, et se concentre sur les obligations éthiques de la personne titulaire de permis relatives à la notification de son départ à l’Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) et sur ce qu’elle doit faire lorsqu’elle est incapable de joindre un(e) client(e) pour l’informer qu’elle n’exerce plus.

Le scénario

Une personne titulaire de permis passe d’un permis de catégorie 1 à un permis de catégorie 2 ou de catégorie 4. Conformément au commentaire à la règle 6 du Code, elle a contacté l’ensemble de ses client(e)s pour les informer de son retrait de la pratique et qu’il leur appartient de déterminer qui les représentera à l’avenir. La personne titulaire de permis a transféré les dossiers en fonction des préférences indiquées par ses client(e)s. Cependant, malgré tous ses efforts, certain(e)s de client(e)s ne lui ont pas donné de directives à propos de leurs dossiers.

La personne titulaire de permis se demande ce qu’elle doit faire afin de considérer qu’elle a fait preuve de suffisamment de diligence raisonnable pour déclarer qu’elle a respecté les alinéas 46(1)d) ou 50(1)d) du Règlement administratif du Collège2.

La loi

Le paragraphe 46(1) du Règlement administratif du Collège précise ce qui suit : 

Le titulaire de permis de catégorie 1 qui souhaite obtenir un permis de catégorie de 2 présente au registraire une demande qui comprend les renseignements suivants :

(d) la confirmation des éléments suivants :

(i) le fait qu’il a complété toute affaire menée pour ses clients ou qu’il a pris des mesures jugées satisfaisantes par ceux-ci pour leur remettre leurs dossiers ou les transférer à un ou plusieurs titulaires de permis dont la catégorie de permis leur permet de procéder avec le ou les dossiers transférés,

(ii) le fait qu’il a confié à un ou plusieurs titulaires de permis visés au sous-alinéa(i) toute affaire devant l’OPIC et qu’il a avisé par écrit le bureau de l’OPIC en cause du nom de son ou ses remplaçants,

(iii) l’emplacement de tout dossier qui n’a pas été remis ou transféré aux termes du sous-alinéa (i).

Le paragraphe 50(1) du Règlement administratif du Collège précise ce qui suit :

Le titulaire de permis de catégorie 1 ou le titulaire de permis de catégorie 2 qui souhaite obtenir un permis de catégorie 4 présente au registraire une demande qui comprend les renseignements suivants :

(d) la confirmation des éléments suivants :

(i) le fait qu’il a complété toute affaire menée pour ses clients ou qu’il a pris des mesures jugées satisfaisantes par ceux-ci pour leur remettre leurs dossiers ou les transférer à un ou plusieurs titulaires de permis dont la catégorie de permis leur permet de procéder avec le ou les dossiers transférés,

(ii) le fait qu’il a confié à un ou plusieurs titulaires de permis visés au sous-alinéa (i) toute affaire devant l’OPIC et qu’il a avisé par écrit le bureau de l’OPIC en cause du nom de son ou ses remplaçants,

(iii) l’emplacement de tout dossier qui n’a pas été remis ou transféré aux termes du sous-alinéa (i).

Les règles

Le commentaire à la règle 6 du Code précise les exigences qu’une personne titulaire de permis doit respecter lorsqu’elle avise ses client(e)s de son retrait de la pratique. Un avis envoyé aux client(e)s devrait les informer qu’ils(elles) ont le droit de choisir leur représentation. Si une personne titulaire de permis a pris des dispositions pour qu’un(e) autre agent(e) prenne en charge ses dossiers, elle devrait clairement indiquer aux client(e)s qu’ils(elles) peuvent faire transférer leur dossier au(à la) nouvel(le) agent(e) proposé(e) par la personne titulaire qui se retire de la pratique (le cas échéant), changer leur représentation pour un(e) agent(e) de leur choix ou se représenter eux‑mêmes(elles‑mêmes).

Le Code précise également que lorsqu’un(e) agent(e) se retire de la représentation, « le bureau concerné de l’OPIC, les parties adverses, les agents étrangers et les autres intervenants directement concernés par le retrait doivent également être avisés du retrait de l’agent » (voir le commentaire de la règle 6).          

Conseils de CABAMC

Lorsqu’une personne titulaire de permis a déterminé la date de son retrait de la pratique, l’avis envoyé aux client(e)s conformément au commentaire de la règle 6 doit indiquer aux client(e)s qu’elle doit désigner un(e) agent(e) qui lui succède et inclure un libellé indiquant que, si les client(e)s ne répondent pas, elle considérera l’affaire close, révoquera sa nomination d’agent(e) à partir d’une certaine date et que les client(e)s devront s’assurer que l’OPIC a leurs coordonnées à jour pour éviter toute perte de droits.

Certain(e)s client(e)s peuvent ne pas répondre parce qu’ils(elles) considèrent leur affaire est complétée. L’alinéa 46(1)(d) précise que « le titulaire de permis » doit confirmer « (i) le fait qu’il a complété toute affaire menée pour ses clients ou qu’il a pris des mesures jugées satisfaisantes par ceux-ci pour leur remettre leurs dossiers ou les transférer à un ou plusieurs titulaires de permis dont la catégorie de permis leur permet de procéder avec le ou les dossiers transférés » [gras ajouté]. Si un(e) client(e) a demandé à la personne titulaire de permis d’abandonner l’affaire, l’affaire est désormais complétée en ce qui concerne la pratique de cette personne. Cependant, si cette personne souhaite envoyer un avis de courtoisie à ses client(e)s pour les informer de son retrait de la pratique et des prochaines dates d’échéance relatives à leur dossier, elle peut le faire.

Si l’abandon est involontaire, par exemple, la date d’échéance n’a pas été respectée parce que le(la) client(e) n’a pas donné de directives à la personne titulaire de permis, mais cette dernière est d’avis qu’il convient de suivre les échéances parce que le(la) client(e) n’a pas exprimé son intention d’abandonner son dossier, alors l’affaire n’est probablement pas complétée. Si le(la) client(e) ne répond pas à la personne titulaire de permis même si celle-ci a tenté de lui donner un préavis raisonnable comme décrit ci-dessus, la personne titulaire de permis pourra révoquer sa nomination à titre d’agente auprès de l’OPIC à la date qu’elle a indiquée au(à la) client(e) dans son préavis.

En fait, si un(e) client(e) n’a pas répondu à la personne titulaire de permis et que cette dernière a consigné ses efforts de bonne foi pour joindre le(la) client(e), la personne titulaire de permis doit révoquer sa nomination à titre d’agente auprès de l’OPIC pour compléter l’affaire et se conformer aux sous-alinéas 46(1)(d)(i) et 50(1)(d)(i) du Règlement administratif. 

En fin de compte, chaque titulaire de permis doit décider de la ligne de conduite à adopter pour protéger les intérêts des client(e)s et respecter ses obligations professionnelles. Chaque cas est unique et il appartient à la personne titulaire de permis d’exercer son propre jugement professionnel. Par ailleurs, grâce au formulaire d’enquête déontologique, les spécialistes de la conduite professionnelle du CABAMC sont disponibles pour aider les titulaires de permis à interpréter le Code dans le cadre du processus d’évaluation des risques et d’analyse éthique. Nous vous invitons à communiquer avec nous si vous avez des questions sur la déontologie en ligne.

1 Pour de plus amples renseignements sur les circonstances dans lesquelles le retrait est justifié, voir cette page : https://cpata-cabamc.ca/fr/votre-profession/deontologie/analyses-ethiques-et-recommandations/regle-6-retrait-des-services-lors-de-labandon-dun-permis/ 

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