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Règle 6 – Retrait des services lors de l’abandon d’un permis

L’analyse suivante s’applique lorsqu’un titulaire abandonne son permis parce qu’il n’est pas en mesure de poursuivre sa pratique ou qu’il prend sa retraite. Un titulaire de permis abandonnant son permis pour ces raisons devrait respecter certaines de ses obligations liées au retrait de services en vertu du Code de déontologie (le « Code ») du Collège des agents de brevets et des agents de marques de commerce (CABAMC).

Le scénario

Le Code de déontologie énonce des règles concernant le moment où un titulaire de permis peut se retirer d’une affaire. Un titulaire de permis prévoyant prendre sa retraite ou ne pouvant plus exercer sa profession doit s’assurer de fermer sa pratique d’une façon qui protège les intérêts de ses clients. Le Code est instructif en ce qui concerne les obligations déclenchées lorsqu’un titulaire de permis retire ses services.

La règle

Le Code stipule que « l’agent ne peut se retirer de la représentation d’un client que pour des motifs valables et après avoir donné un préavis raisonnable au client » (principe directeur de la règle 6). L’agent ne peut se retirer de la représentation d’un client que pour des motifs valables et après avoir donné un préavis raisonnable au client.

Le Code précise ensuite, à la règle 6(2), que « l’agent peut se retirer d’une affaire lorsque les circonstances le justifient » et stipule que « les circonstances pouvant justifier […] son retrait [comprennent que] […] (f) l’agent est incapable de pratiquer ou se retire de la pratique. » En d’autres mots, le fait d’être incapable de continuer à pratiquer ou de prendre sa retraite peut constituer un motif valable.

Le Code énonce également un certain nombre d’obligations incombant au titulaire de permis afin de satisfaire à l’exigence de préavis raisonnable. Ces obligations sont présentées ci-dessous.

Conseil du CABAMC

Dans les situations où le retrait est justifié (ou pour un « motif valable »), les agents doivent alors examiner comment le retrait doit être exécuté afin de préserver les intérêts de leurs clients. Comme il est stipulé dans le Code, les intérêts du client passent avant tout, et pour toute affaire en cours, un agent doit faire tout son possible pour minimiser tout préjudice à ses clients (voir règle 6[4]).

Pour minimiser le risque de préjudice causé à ses clients, le titulaire de permis peut s’assurer de leur donner un préavis raisonnable, comme l’exige le principe directeur de la règle 6. Le commentaire de la règle 6 stipule :

qu’il n’existe pas de règle stricte pour déterminer ce qui constitue un préavis raisonnable avantle retrait d’une affaire, et le moment où l’agent pourra cesser d’agir à la suite de la signification du retrait dépend de toutes les circonstances pertinentes.

Alors qu’il est ci-dessus indiqué que ce qui constitue un préavis raisonnable est contextuel, le commentaire indique ensuite qu’en cas de retrait, un agent doit prendre les mesures suivantes :
  1. il avise le client par écrit :
    1. de son retrait de l’affaire,
    2. des raisons de son retrait,
    3. dans le cas d’une audience, du fait que le client devrait s’attendre à ce que l’audience ou le procès commence à la date prévue et qu’il devrait trouver un autre agent sans tarder;
  2. il remet au client tous les documents et biens auxquels le client a droit;
  3. sous réserve des conditions fiduciaires et des engagements applicables – ou, au Québec, sous réserve des conditions de la conservation en fidéicommis des sommes et autres biens qui lui ont été confiés par un client et des engagements applicables –, il donne au client tous les renseignements nécessaires au sujet de l’affaire;
  4. il rend compte de tous les fonds du client qu’il détient ou qu’il a administrés et notamment rembourse toute rémunération à laquelle il n’a pas droit pour ses services;
  5. il produit sans délai le compte de ses honoraires et débours impayés;
  6. il collabore au transfert du dossier avec l’agent qui lui succède de façon à réduire au minimum les frais engagés par le client et à éviter de lui nuire;
  7. il respecte les règlements applicables de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) ou des bureaux concernés.

En règle générale, un avis envoyé aux clients devrait les informer qu’ils ont le droit de choisir leur représentation. Si un titulaire de permis a pris des dispositions pour qu’un autre agent prenne en charge ses dossiers, il devrait clairement indiquer au client que celui-ci peut faire transférer son dossier au nouvel agent, changer sa représentation pour un agent de son choix ou se représenter lui-même.

En ce qui concerne les anciens clients pour lesquels le titulaire de permis peut être l’agent enregistré auprès de l’OPIC, tous les efforts doivent être faits pour leur transmettre l’avis mentionné ci-dessus.

Le Code précise que lorsqu’un agent se retire de la représentation, « le bureau concerné de l’OPIC, les parties adverses, les agents étrangers et les autres intervenants directement concernés par le retrait doivent également être avisés du retrait de l’agent » (voir le commentaire de la règle 6). L’avis à l’OPIC devrait être émis après que le titulaire de permis ait informé ses clients actuels et anciens comme il est indiqué ci-dessus. Si, après avoir avisé l’OPIC, le titulaire de permis reçoit « une communication officielle relativement à l’affaire et pour laquelle une réponse doit être donnée pour éviter un abandon de l’affaire », il devrait « s’efforcer de joindre rapidement l’ancien client pour l’informer de cette communication officielle afin d’éviter de lui causer un préjudice » (voir règle 6[5]).

En fin de compte, chaque titulaire de permis doit décider de la ligne de conduite à adopter pour protéger les intérêts des clients et respecter ses obligations professionnelles. Chaque cas est unique et il appartient au titulaire de permis d’exercer son propre jugement professionnel. Par ailleurs, grâce au formulaire d’enquête déontologique, les spécialistes de la conduite professionnelle du CABAMC sont disponibles pour aider les titulaires de permis à interpréter le Code dans le cadre du processus d’évaluation des risques et d’analyse éthique.

Nous sommes impatients de recevoir d’autres demandes et de fournir davantage de conseils aux titulaires de permis. Ce processus nous aide à cerner les domaines dans lesquels de plus amples renseignements ou analyses pourraient être utiles et contribuera à éclairer notre consultation sur le Code, qui sera lancée au début de 2023.

 

Nous saurions gré aux titulaires de permis qui ont une question d’ordre éthique ou portant sur leurs responsabilités en vertu du Code de remplir notre formulaire Enquête déontologique.

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