La Loi sur le CABAMC, nos règlements administratifs, notre Code de déontologie, les politiques du(de la) registraire, ainsi que nos objectifs, normes et principes réglementaires, établissent l’assise selon laquelle seront traitées les plaintes et demandes d’enquête liées à la conduite des agent(e)s. L’approche du CABAMC est axée sur l’atténuation des risques, les principes, la modération et l’équité.
Résolution rapide – Enquêtes liées à la conduite des agent(e)s
Bien souvent, le moyen le plus rapide et efficace d’aborder les questions liées à la conduite professionnelle d’un(e) agent(e) consiste à déterminer s’il est possible de répondre à ces préoccupations ou de les régler par l’entremise de la procédure d’enquête informelle du CABAMC, plutôt que par le dépôt d’une plainte. Le CABAMC examinera les questions et préoccupations, explorera les possibilités d’y répondre ou de les régler rapidement, et aidera les personnes plaignantes à déterminer s’il a la compétence ou le pouvoir de leur prêter assistance. Il est obligatoire d’obtenir le consentement de la personne plaignante ainsi que celui de l’agent(e) concerné(e) avant que cette procédure de résolution informelle puisse être amorcée. En cas d’aboutissement, cette procédure peut éviter à la personne plaignante de devoir déposer une plainte pour obtenir les résultats escomptés. Si une personne n’est pas satisfaite des résultats obtenus à la suite des tentatives de résolution rapide, elle peut toujours choisir de déposer une plainte ultérieurement.
Politique sur la résolution rapide des enquêtes liées à la conduite des agent(e)s du CABAMC
Procédure de traitement des plaintes – Étapes
Il est recommandé aux personnes de communiquer avec le CABAMC en suivant la procédure d’enquête sur la conduite d’un(e) agent(e) pour discuter de leurs préoccupations avant de déposer une plainte. Lorsque le CABAMC reçoit une plainte au sujet d’un(e) agent(e), nous suivons plusieurs étapes.
Étape 1 : Dépôt de la plainte
Tout le monde peut remplir ce formulaire pour déposer une plainte contre un(e) titulaire de permis du CABAMC. Le formulaire demande des renseignements personnels de base et une description de la préoccupation. La procédure de traitement des plaintes est confidentielle et, en déposant une plainte, les client(e)s des agent(e)s ne renoncent en aucun cas aux privilèges conférés par le secret professionnel existant entre l’agent(e) et son(sa) client(e) ou entre l’avocat(e) et son(sa) client(e). L’équipe de responsabilité professionnelle du CABAMC examinera la demande dans un délai de 3 à 5 jours ouvrables et communiquera avec vous pour déterminer les prochaines étapes.
Étape 2 : Examen par le(la) registraire
Les plaintes sont examinées par le(la) registraire, qui détermine si la plainte est du ressort du CABAMC et si ce dernier a le pouvoir de la résoudre ou de mener une enquête. Le(la) registraire peut prendre l’une des mesures suivantes :
- rejeter la plainte et motiver sa décision;
- tenter, avec le consentement des parties, de résoudre les préoccupations dans le cadre d’une procédure informelle de résolution rapide;
- renvoyer la plainte au Comité d’enquête pour enquête.
Le(la) registraire prend cette décision en se fondant sur des principes d’intérêt public, conformément aux objectifs, normes et principes réglementaires du CABAMC et à la Politique du(de la) registraire sur le rejet d’une plainte .
Si une plainte est rejetée sans enquête complémentaire, ou après l’obtention d’une ou de plusieurs réponses de l’agent(e), la personne plaignante recevra une lettre par courriel expliquant les motifs de la décision. Le Règlement administratif du CABAMC (art. 86) prévoit qu’un(e) plaignant(e) dont la plainte a été rejetée peut interjeter appel de la décision auprès du Comité d’enquête.
Étape 3 : Enquête du Comité d’enquête
Si une plainte est transmise au Comité d’enquête par le(la) registraire, le Comité peut décider de la rejeter sans enquête complémentaire ou d’entreprendre une enquête. Le Comité d’enquête peut désigner un(e) enquêteur(-trice) qui sera chargé(e) de lui prêter assistance dans le cadre de l’enquête. La conduite d’une enquête nécessitera d’obtenir des réponses écrites de la part de l’agent(e), et peut exiger que soient entreprises l’une ou plusieurs des démarches suivantes, ainsi que d’autres mesures :
- obtenir des renseignements supplémentaires auprès de la personne plaignante;
- obtenir des renseignements supplémentaires auprès de l’agent(e), y compris des documents et dossiers, avec son consentement;
- obtenir un mandat ou une ordonnance relativement à la communication des documents, dossiers et autres renseignements;
- mener des entrevues avec l’agent(e), la personne plaignante ou d’autres tiers.
Les enquêtes sont menées de manière équitable, transparente et approfondie et peuvent durer plusieurs mois. Le CABAMC fera parvenir à la personne plaignante, ainsi qu’à l’agent(e), des mises à jour régulières sur l’état d’avancement de l’enquête.
Une fois l’enquête terminée, l’enquêteur(-trice) soumettra un rapport au Comité d’enquête pour examen. Sur la base de ce rapport, le Comité peut :
- rejeter la plainte si l’affaire ne relève pas de sa compétence ou s’il n’existe aucune preuve indiquant que l’agent(e) a commis un manquement professionnel ou fait preuve d’incompétence;
- déposer un avis de présentation d’une demande pour transmettre la plainte au Comité de discipline qui tiendra une audience.
Si le Comité décide de rejeter une plainte avant ou après une enquête, il fournira les motifs écrits de sa décision et il n’y a pas de droit d’appel en vertu de la Loi sur le CABAMC.
Dans les cas où une plainte soulève de graves préoccupations quant au risque actuel de préjudice pour le public et pour la réputation du CABAMC en tant qu’organisme de réglementation des agent(e)s, le Comité d’enquête peut imposer des conditions ou des restrictions ou suspendre le permis d’exercice d’un(e) titulaire, avec ou sans audience de ce(cette) dernier(-ère) (art. 37.1).
Étape 4 : Avis de présentation d’une demande du Comité d’enquête
Si le Comité d’enquête décide qu’il existe des preuves indiquant que l’agent(e) a commis un manquement professionnel ou fait preuve d’incompétence, il déposera un avis de présentation d’une demande pour transmettre l’affaire au Comité de discipline pour une audience. Ce n’est qu’à ce stade, lorsque le Comité d’enquête estime qu’il y a suffisamment de preuves pour étayer une conclusion de manquement professionnel ou d’incompétence, que les renseignements relatifs à un(e) titulaire de permis deviennent publics. Les avis de présentation d’une demande comprennent le nom du(de la) titulaire, sa catégorie de permis et sa ville, ainsi qu’un résumé des allégations et des renvois aux règles applicables du Code de déontologie et un bref résumé des faits pertinents allégués. Les renseignements sur la personne plaignante demeurent confidentiels. Les avis de présentation d’une demande sont publiés sur le site Web du CABAMC et dans l’infolettre mensuelle du CABAMC à l’intention des titulaires de permis et du public.
Étape 5 : Avis sur les dates des audiences
Une fois qu’un avis de présentation d’une demande a été déposé auprès du Comité de discipline, des conférences préalables aux audiences sont souvent organisées entre le(la) président(e) du Comité de discipline ou son(sa) représentant(e), les parties et leurs avocat(e)s afin de discuter du déroulement de l’audience et des délais, notamment. Les parties entendues sont le Comité d’enquête, représenté par un(e) avocat(e), et le(la) titulaire de permis, représenté(e) par son(sa) propre avocat(e) s’il(si elle) le souhaite. La personne plaignante n’est pas une des parties. Cette procédure préalable à l’audience peut durer plusieurs mois.
Une fois que les dates de la procédure ont été confirmées par les parties et le Comité de discipline, un avis sur les dates des audiences est publié sur le site Web du CABAMC et dans l’infolettre mensuelle à l’intention des titulaires de permis et du public.
Étape 6 : Audience disciplinaire
Un sous-comité de discipline sera constitué pour entendre l’affaire. Ce sous-comité est généralement composé de trois membres du Comité de discipline (choisis en fonction de facteurs tels que la nature de la plainte en question, la langue officielle de préférence de l’agent[e] et la représentation des agent[e]s et des personnes qui ne sont pas des agent[e]s) et fonctionne de la même manière qu’un tribunal.
Les procédures disciplinaires sont gérées conformément à des politiques et procédures qui favorisent l’équité, l’ouverture et l’excellence. Elles sont entendues virtuellement par l’entremise de Zoom et sont diffusées en direct pour le public sur YouTube. Une procédure peut comprendre l’audition de témoins ou la présentation d’une proposition de règlement entre les parties. Les personnes plaignantes peuvent être appelées à témoigner.
Si un(e) titulaire de permis conteste les allégations du Comité d’enquête, une audience sur le fond de la demande peut nécessiter plusieurs jours pour la présentation de tous les éléments de preuve et les arguments, et une audience distincte sont organisés pour envisager la sanction appropriée s’il est établi que le(la) titulaire de permis a commis un manquement professionnel ou a fait preuve d’incompétence. Si une proposition de règlement est présentée, un sous-comité peut n’avoir besoin que d’une demi-journée pour l’examiner.
Étape 7 : Décisions du Comité de discipline
Si le Comité de discipline décide que le(la) titulaire de permis a commis un manquement professionnel ou a fait preuve d’incompétence, le Comité peut :
- assujettir à des conditions tout permis du titulaire de permis;
- imposer des restrictions au droit du titulaire de permis de représenter des personnes en vertu des articles 27 ou 30;
- suspendre tout permis du titulaire de permis pour une durée maximale de deux ans ou jusqu’à ce que les conditions précisées soient remplies, ou les deux;
- révoquer tout permis du titulaire de permis;
- réprimander le titulaire de permis;
- exiger du titulaire de permis qu’il verse au Collège une somme d’au plus dix mille dollars à titre de sanction;
- exiger du titulaire de permis qu’il rembourse, en totalité ou en partie, les frais engagés par le Collège ou tout plaignant dans le cadre d’une demande devant le comité de discipline;
- exiger du titulaire de permis qu’il rembourse, en totalité ou en partie, les frais et les débours qui lui ont été payés par un client;
- prendre ou imposer toute autre mesure que le comité estime indiquée dans les circonstances.
Le Comité doit rendre ses décisions et ses motifs par écrit, sans y inclure de renseignements protégés. Le(la) président(e) du sous-comité communiquera la décision aux parties. Toutes les décisions sont rendues publiques sur le site Web du CABAMC, dans l’infolettre mensuelle du CABAMC à l’intention des titulaires de permis et du public, et publiées dans la base de données des décisions de CanLII. Le Registre public du CABAMC contient des informations à jour sur les titulaires de permis, y compris toutes les conditions d’exercice, la suspension ou la révocation de leur permis.
Une partie à une demande peut interjeter appel d’une décision du Comité de discipline devant la Cour fédérale dans les trente (30) jours suivant la date de la décision.