L’introduction de la norme de précautions voulues en vertu de la Loi sur les brevets et des Règles sur les brevets a rendu plus importante que jamais la coopération entre les personnes titulaires de permis et celles qui prennent leur relève en ce qui concerne les dossiers de leurs ancien(ne)s client(e)s. Les agent(e)s prenant la relève peuvent avoir besoin de documents de l’ancien(ne) agent(e) afin de présenter des motifs prouvant qu’il(elle) a pris toutes les précautions voulues pour une demande de brevet jugée abandonnée. Il importe que la personne titulaire de permis soit consciente des obligations éthiques de l’ancien(ne) agent(e) dans le cadre de l’envoi de documents et de l’importance que le Règlement sur le Code de déontologie (le « Code ») accorde à la priorisation des droits et de la position du(de la) client(e). Cela vaut indépendamment des précautions voulues : l’obligation d’envoyer des documents et de donner la priorité aux droits du(de la) client(e), même s’il s’agit d’un(e) ancien(ne) client(e), est une obligation déontologique pour l’ensemble des titulaires de permis en vertu du Code.
Le scénario
Un(e) client(e) a retenu les services d’une personne titulaire de permis pour l’aider dans le cadre d’une demande de brevet abandonnée. La personne titulaire de permis a décidé que, pour l’aider, elle devra se renseigner auprès de l’ancien(ne) agent(e) afin de déterminer s’il y a un motif à faire valoir prouvant que la norme de précautions voulues a été respectée. La(la) client(e) indique le nom et les coordonnées de son ancien(ne) agent(e). L’analyse qui suit examine les obligations déontologiques de l’ancien(ne) agent(e) à l’égard du(de la) client(e) et indique les obligations déontologiques de la personne titulaire de permis qui prend la relève.
Les règles
Partie 6 du Code – Retrait des services
Règle 6(4)
Si l’agent se retire d’une affaire ou s’il s’en dessaisit, il doit s’efforcer d’éviter de causer au client tout préjudice prévisible et il doit aussi collaborer avec l’agent qui lui succédera, le cas échéant.
Règle 6(5)
Si l’agent se retire d’une affaire ou en est dessaisi et qu’il reçoit une communication officielle relativement à l’affaire et pour laquelle une réponse doit être donnée pour éviter un abandon de l’affaire, il doit s’efforcer de joindre rapidement l’ancien client pour l’informer de cette communication officielle afin d’éviter de lui causer un préjudice et de lui permettre de prendre les mesures nécessaires pour préserver ses droits dans l’affaire.
Commentaire
… les agents n’agissant plus pour ce client doivent se conformer aux principes énoncés dans la présente règle et, en particulier, tenter de réduire au minimum les frais engagés et éviter de nuire au client.
L’agent qui est dessaisi ou se retire d’une affaire prend les mesures suivantes :
…
(f) il collabore au transfert du dossier avec l’agent qui lui succède de façon à réduire au minimum les frais engagés par le client et à éviter de lui nuire
…
L’obligation de rendre les documents et les biens est assujettie à toute entente entre l’agent et le client. Dans le cas où plusieurs parties réclameraient ces documents ou ces biens, l’agent doit prendre toutes les mesures requises pour amener les réclamants à résoudre le conflit.
Lorsque l’agent initial est appelé à collaborer avec le nouvel agent, il doit généralement fournir tous les dossiers concernant des demandes et des brevets, mais il ne doit pas communiquer des renseignements confidentiels qui n’ont aucun lien direct avec l’affaire sans le consentement écrit du client.
…
Il convient parfaitement que l’agent prenant la relève incite fortement le client à régler ou à garantir tout compte non réglé de l’ancien agent, ou à prendre des mesures utiles à cette fin, surtout si ce dernier s’est retiré de l’affaire pour un motif valable ou en a été dessaisi pour des raisons arbitraires. Toutefois, si une affaire est en cours ou imminente, ou si le client subirait par ailleurs un préjudice, l’existence d’un compte en souffrance ne doit pas empêcher l’agent prenant la relève de représenter le client.
Conseils du CABAMC
Les obligations des titulaires de permis envers leurs client(e)s ne s’arrêtent pas à la fin de la relation entre agent(e) et client(e). La personne titulaire de permis a l’obligation de s’assurer qu’elle respecte ses obligations concernant la résiliation de cette relation en vertu du Code. Ces obligations comprennent la coopération avec l’agent(e) prenant la relève dans le cadre du dossier de son(sa) client(e). Ces obligations ne dépendent pas de la norme de précautions voulues; elles s’appliquent de la même manière aux agent(e)s de brevets et aux agent(e)s de marques de commerce.
La personne titulaire de permis doit également être attentive à toute communication officielle qu’elle pourrait recevoir après la fin de sa relation avec son(sa) client(e), car elle a l’obligation, en vertu du Code, de transmettre cette communication à son ancien(ne) client(e) afin de lui éviter tout préjudice. En effet, l’obligation de faire passer les intérêts du(de la) client(e) en premier va au-delà de la relation entre agent(e) et client(e). La personne titulaire de permis doit faire des efforts raisonnables pour signaler la communication et doit consigner ces tentatives dans son dossier. Si un(e) client(e) n’est plus joignable, la personne titulaire de permis doit au moins pouvoir démontrer qu’elle a fait des efforts raisonnables pour tenter de le(la) joindre.
Si un(e) client(e) doit présenter des motifs prouvant qu’il(elle) a pris toutes les précautions voulues, la personne titulaire de permis doit être consciente de son obligation permanente envers le(la) client(e) de faire tout ce qui est en son pouvoir pour l’aider à minimiser les dépenses et à éviter les préjudices. Si l’agent(e) qui prend la relève a besoin d’accéder aux documents de l’ancien(ne) agent(e), l’ancien(ne) agent(e) a l’obligation de coopérer conformément aux règles et aux commentaires du Code. Bien entendu, comme pour tous les devoirs énoncés dans le Code, ces obligations s’appliquent même lorsqu’il n’est pas nécessaire de présenter un motif prouvant que toutes les précautions voulues ont été prises.
En ce qui concerne l’obligation de l’ancien(ne) agent(e) de fournir les documents à l’agent(e) qui prend la relève, le Code prévoit que cette obligation est sujette à tout accord entre l’ancien(ne) agent(e) et le(la) client(e). En cas de revendications contradictoires concernant les documents ou les biens relatifs à un dossier, ou en cas de conflit sur un accord susceptible de s’appliquer aux documents ou aux biens d’un dossier, l’agent(e) qui prend la relève doit de tout mettre en œuvre pour que l’ancien(ne) agent(e) et le(la) client(e) règlent le conflit.
L’agent(e) qui prend la relève a également l’obligation d’inciter son(sa) client à régler ou à prendre des mesures raisonnables pour régler tout compte en souffrance de son ancien(ne) agent(e), le cas échéant. Le Code prévoit toutefois que si l’affaire est en cours ou imminente, ou si le(la) client(e) subirait par ailleurs un préjudice, l’existence d’un compte en souffrance ne peut empêcher l’agent(e) prenant la relève de représenter le(la) client(e), ce qui peut signifier qu’il(elle) doit fournir certains documents ou preuves sur la norme de précautions voulues dans certaines circonstances, même s’il y a un compte en souffrance.
En effet, le Code exige que les dossiers des personnes titulaires de permis soient communiqués à leurs ancien(ne)s client(e)s ou aux agent(e)s qui leur succèdent. Toute personne titulaire de permis qui fait l’objet d’une demande d’envoi de documents doit être consciente des obligations qui lui incombent en vertu du Code et de ses devoirs à l’égard de son ancien(ne) client(e).
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Nous vous invitons à communiquer avec nous en ligne si vous avez des questions sur la déontologie. Grâce au formulaire d’enquête déontologique, les spécialistes de la conduite professionnelle du CABAMC sont disponibles pour aider les titulaires de permis à interpréter le Code dans le cadre du processus d’évaluation des risques et d’analyse éthique.