ÉNONCÉ SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DES AGENTS
Le Collège des agents de brevets et des agents de marques de commerce (le « Collège »), en tant qu’organisme de réglementation indépendant, s’engage à fournir des services en ligne qui respectent la confidentialité des renseignements personnels relatifs aux agents de brevets et aux agents de marques de commerce actuels et futurs. Le Collège est juridiquement contraint de protéger les renseignements personnels des agents conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur le Collège des agents de brevets et des agents de marques de commerce (la Loi sur le CABAMC) et d’autres lois applicables.
La présente Énoncé sur la protection des renseignements personnels décrit la manière dont le Collège recueille, utilise, divulgue et protège les renseignements personnels des agents de brevets et des agents de marques de commerce agréés et en formation, ainsi que leurs droits et choix concernant de tels renseignements. Ce document ne vise pas à décrire toutes les situations dans lesquelles le Collège recueille, utilise ou divulgue des renseignements personnels. Les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués seront précisées au moment de la collecte.
Pour de plus amples informations sur nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels, veuillez consulter notre Politique de protection des renseignements personnels
Vous pouvez également consulter notre Énoncé sur la protection des renseignements personnels des visiteurs du site Web du Collège à l’adresse qui décrit nos pratiques d’information générales utilisés par notre site Web public, y compris la façon dont le Collège utilise les journaux du serveur Web, le Web analytique et les liens vers des sites tiers.
En continuant à interagir avec le Collège, vous acceptez les conditions du présent Énoncé sur la protection des renseignements personnels.
COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS
renseignements personnels
Le terme « renseignements personnels » désigne les renseignements concernant un individu identifiable qui sont enregistrés sous quelque forme que ce soit, tel qu’il est défini dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les informations personnelles que nous pouvons recueillir auprès de vous comprennent notamment :
- Votre nom
- Votre adresse
- Vos coordonnées (adresse courriel, numéros de téléphone et de télécopieur)
- Vos informations financières telles que vos dettes, votre compte bancaire, les détails de votre carte de crédit et les résultats de toute vérification de faillite
- Votre profession, votre situation d’emploi, vos diplômes, votre qualification professionnelle, votre expérience de travail, votre adhésion à des associations professionnelles, les résultats des évaluations de vos compétences, ainsi que vos antécédents professionnels et scolaires.
- Votre dossier disciplinaire à titre d’agent, y compris toute mesure disciplinaire pour inconduite
- Votre statut en tant que résident canadien
- Les informations relatives à vos antécédents médicaux à votre santé, au besoin, pour évaluer votre aptitude à exercer votre métier
- Les renseignements concernant toute condamnation ou activité criminelles, y compris les enquêtes de sécurité
- Les informations relatives à vos antécédents médicaux à votre santé
À l’exception de certains renseignements personnels recueillis auprès de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) dans le but d’établir les registres décrits ci-dessous ou dans le cadre des enquêtes décrites ci-dessous, le Collège ne recueille aucun renseignement personnel vous concernant à moins que vous ne le fournissiez directement. Les renseignements personnels que vous pourriez être appelé à fournir comprennent les coordonnées contenues dans vos dossiers personnels conservés par les rapports ainsi que des informations sur la formation professionnelle continue et les activités pro bono mandatées par le Collège. Lorsque nous vous demandons de nous fournir des renseignements personnels, nous vous fournirons un avis renvoyant au présent Énoncé sur la protection des renseignements personnels dans lequel nous décrivons les fins auxquelles nous recueillons vos renseignements personnels, notre autorité pour le faire et la manière dont vous pouvez nous poser des questions.
Le Collège ne recueille que des renseignements personnels à votre sujet qui sont directement liés et manifestement nécessaires au fonctionnement d’un programme ou d’une activité du Collège (c.-à-d. une loi, un règlement, un règlement administratif ou une politique qui nous autorisent ou nous contraignent à les recueillir).
Délivrance de permis et renouvellement
Les renseignements personnels sont recueillis par le Collège auprès des titulaires de permis, à toutes les étapes de délivrance de permis, et auprès des praticiens étrangers.
En vertu de la Loi sur le CABAMC, du Règlement et des règlements administratifs du Collège et de son conseil d’administration, toute personne qui demande à être titulaire d’une licence de classe 3 doit fournir certains renseignements, y compris son lieu de résidence, des lettres de recommandation, une copie de toute sanction disciplinaire imposée par un établissement d’enseignement ou un organisme professionnel ou non professionnel, tout dossier de faillite ou d’insolvabilité, et toute autre information nécessaire au registraire pour déterminer si l’agent est de bonne réputation et apte à pratiquer. Ces renseignements personnels doivent être fournis par le demandeur afin que sa candidature puisse être étudiée par le Registraire.
Tout titulaire de permis de classe 3 qui soumet une demande en vue de devenir un titulaire de permis de classe 1 doit être et demeurer un résident canadien, être de bonne réputation et apte à pratiquer, et doit fournir à l’appui des lettres de recommandation de son superviseur ou d’autres personnes avec qui il a travaillé.
Une vérification standard des antécédents criminels du demandeur est une partie obligatoire de l’évaluation des exigences qui doivent être satisfaites avant la délivrance d’un permis d’exercice. Cette vérification se fait en accédant aux renseignements personnels du demandeur à partir du Répertoire national des casiers judiciaires en communiquant avec la Gendarmerie royale du Canada (GRC) ou auprès des autorités policières locales. S’il s’avère qu’un candidat possède un casier judiciaire, d’autres renseignements personnels seront recueillis sur la nature de l’infraction ou des infractions afin de déterminer si ces dernières auront une incidence sur son aptitude à exercer sa profession.
Demande de changement de nom
Si vous souhaitez changer votre prénom ou votre nom de famille auprès du Collège, vous devez soumettre des documents démontrant la nature légale du changement. À cette fin, vous pourriez notamment fournir une copie du certificat de changement de nom délivré par un ministère de l’état civil provincial ou territorial, une ordonnance de la Cour émise en vertu d’une loi, ou une ordonnance existante émise en vertu d’une loi sur le changement de nom.
Si votre changement de nom n’est pas le résultat d’un processus judiciaire, veuillez communiquer avec le Collège, puisque les demandes de changement de nom peuvent être approuvées au cas par cas.
Enquêtes
Si vous faites l’objet d’une enquête pour faute professionnelle ou incompétence, des renseignements personnels nécessaires à l’enquête peuvent être recueillis par un enquêteur désigné par le Comité d’enquête. Dans la plupart des cas, ces renseignements personnels seront recueillis après vous en avoir informé et en sollicitant votre coopération à cet égard.
Si un agent refuse de coopérer et de partager des renseignements personnels pertinents avec l’enquêteur, le Collège peut contraindre la production de certains documents, y compris des renseignements personnels, afin de faciliter l’enquête.
Seuls les employés directement impliqués dans un processus d’enquête concernant une plainte ont accès aux renseignements personnels sur un agent faisant l’objet d’une enquête.
Migration des données de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC)
Lors de la mise sur pied du Collège, les renseignements personnels de tout agent dont le nom figurait sur le Registre des agents de brevets ou la Liste des agents de marques de commerce ont été transférés au Collège. Ce transfert comprenait des renseignements remontant à la date d’inscription initiale d’une personne auprès de l’OPIC ainsi que six ans de données historiques relatives aux anciens agents. Ces renseignements personnels ont été recueillis afin de communiquer avec les agents et d’assurer la réglementation continue des agents par le Collège (notamment dans le cadre du renouvellement des permis d’exercice des agents actuels) afin de permettre au Collège de s’acquitter de ses devoirs et fonctions réglementaires en vertu de la Loi sur le CABAMC.
UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS
Le Collège ne peut utiliser vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à d’autres fins cohérentes, ou à d’autres fins permises ou exigées par la loi, notamment :
- afin de se conformer à des exigences juridiques et réglementaires;
- afin d’enquêter sur un agent si le Comité d’enquête a des motifs raisonnables de croire que l’agent a commis une faute professionnelle ou a fait preuve d’incompétence;
- afin de créer des informations agrégées recueillies au moyen du Web analytique;
- afin de répondre aux demandes de renseignements soumises au Collège; et
- afin d’envoyer des communications par courriel liées aux pratiques du Collège (p. ex., mises à jour des frais, calendriers de renouvellement, questionnaires).
Tierces parties agissant au nom du Collège
Nous faisons appel à des fournisseurs de services ayant accepté de se conformer à des normes appropriées en matière de protection des renseignements personnels encadrant tous les services fournis au Collège. Nous exigeons notamment que les fournisseurs de services agissant au nom du Collège respectent la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que la Politique de protection des renseignements personnels du Collège dans la conduite de leurs affaires.
Thentia
Thentia, en tant que société de logiciels réglementaires et de conformité, a créé une plateforme qui héberge le registre public et le portail des titulaires de permis du Collège. Thentia a signé un contrat de service cadre avec le Collège qui la contraint de respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels. Par conséquent, elle ne peut divulguer, distribuer ou reproduire les renseignements personnels obtenus par l’intermédiaire du Collège. En outre, elle doit faire preuve d’une diligence raisonnable dans son utilisation de tous les renseignements personnels.
Moneris
Lorsque vous acquittez vos frais, nous recueillons votre nom, votre mode de paiement et le montant des frais, et ce, uniquement aux fins du traitement de la transaction. Les informations concernant votre carte de crédit sont uniquement utilisées par Moneris, notre acquéreur de transactions tiers, afin de traiter votre paiement; ces informations ne sont ni conservées ni stockées.
Moneris se conforme aux normes de sécurité de l’industrie des cartes de paiement (Payment Card Industry Data Security Standards) afin de garantir que vos renseignements personnels soient conservés dans un environnement sécurisé.
Pour de plus amples détails sur la façon dont les sociétés émettrices de cartes de crédit protègent vos renseignements, veuillez consulter leurs politiques respectives en matière de titulaires de cartes et de protection des renseignements personnels.
Mailchimp
Mailchimp est une plateforme d’automatisation américaine offrant un service de diffusion marketing par courriel. Celle-ci a été retenue par le Collège afin de faciliter la communication avec les agents par courriel. Afin de mener à bien ses activités, Mailchimp compile des statistiques globales sur le volume de traitement des courriels en anonymisant les données reçues par l’entremise du Collège.
Pour de plus amples détails sur la façon dont Mailchimp protège vos renseignements personnels et sur leurs obligations relatives à la collecte, l’utilisation et la divulgation de tels renseignements, nous vous invitons à consulter ses conditions d’utilisation standard, sa politique de protection de renseignements personnels ainsi que son énoncé relatif aux témoins (cookies).
DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS
Le Collège ne divulguera pas vos renseignements personnels à moins d’avoir obtenu votre consentement à cet égard ou à moins que la divulgation soit autorisée ou exigée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur le CABAMC, le Règlement ou les règlements administratifs du Collège.
Registre public
En vertu de la Loi sur le CABAMC, du Règlement et des règlements administratifs du Collège, le registre rend publics les renseignements ci-dessous concernant les agents. Ces renseignements sont soumis à la Loi sur la protection des renseignements personnels lorsqu’ils permettent d’établir l’identité d’agents individuels.
- le nom et les coordonnées de chaque agent;
- le nom et les coordonnées de toute entreprise dont l’agent est membre;
- le numéro de permis de chaque agent;
- toute condition à laquelle son permis est assujetti et toute restriction imposée quant à son droit de représenter des personnes;
- une indication selon laquelle le permis de l’agent a été suspendu et la date à laquelle la suspension a eu lieu (le cas échéant);
- Toute mesure disciplinaire que lui a imposée le comité de discipline;
- le nom de chaque agent dont le permis d’agent ou d’agent en formation a été remis ou révoqué; et
- tout autre renseignement prévu par règlement ou règlement administratif.
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le Collège est tenu par la loi de protéger vos renseignements personnels contre certains risques, dont leur accès, leur utilisation, leur divulgation ou leur élimination non autorisés, en prenant des mesures de sécurité raisonnables.
Nous protégeons la confidentialité, la sécurité et l’intégrité de vos renseignements personnels au moyen d’une combinaison de mesures de protection administratives, physiques et techniques qui sont appropriées compte tenu de la nature des renseignements recueillis et traités par le Collège ou en son nom. Les renseignements personnels que vous fournissez au Collège sont stockés et transmis en toute sécurité (par chiffrement TLS) et ne sont accessibles qu’aux employés du Collège ou aux fournisseurs de services ayant besoin de les connaître pour remplir leurs fonctions.
CHANGEMENTS ET MISES À JOUR
Le présent Énoncé sur la protection des renseignements personnels peut faire l’objet de changements dans l’éventualité où nous apportons des changements aux renseignements personnels que nous recueillons ou à nos pratiques quant à leur traitement. Nous vous aviserons de tout changement important à cet effet par l’entremise du présent site Web.
DEMANDES RELATIVES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Toute question, tout commentaire ou toute préoccupation concernant l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les politiques en matière de protection des renseignements personnels régissant le présent site Web peuvent être adressés au responsable de la protection de la vie privée du Collège par courriel, par téléphone ou par la poste aux coordonnées suivantes :
Le Collège des agents de brevets et des agents de marques de commerce
À l’attention du : Responsable de la protection de la vie privée
400-411, avenue Roosevelt
Ottawa (Ontario) K2A 3X9
Courriel : privacy@cpata-cabmac.ca
Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse à vos préoccupations concernant toute question relative à la protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée par courriel à info@priv.gc.ca ou par téléphone au 1 800 282-1376.