L’analyse suivante s’applique lorsqu’un titulaire de permis a été mandaté par un client dont le dossier était auparavant entre les mains d’un autre agent. L’analyse porte sur la question de savoir si un dossier peut être retenu par l’ancien agent ou l’ancien cabinet sur la base de comptes en souffrance.
Le scénario
Le Code de déontologie (le « Code ») énonce des règles concernant le transfert de dossiers d’un agent à un autre ou d’un cabinet à un autre. Le commentaire à la règle 6 du Code énonce les obligations du nouvel agent ou de l’agent « qui lui succède » et les obligations de l’ancien agent ou de l’ancien cabinet et illustre la façon de s’assurer que les meilleurs intérêts du client peuvent être servis. Le Code fournit également des conseils lorsque le client a un compte en souffrance auprès de l’ancien agent ou de l’ancien cabinet.
Ce qui suit est une analyse des obligations des titulaires de permis en ce qui concerne le transfert des dossiers. On y examine notamment si un dossier peut être retenu par l’ancien agent ou l’ancien cabinet (c’est-à-dire si le transfert à l’agent qui lui succède peut être refusé) sur la base de comptes débiteurs en souffrance.
La règle
Le Code fournit une liste des obligations d’un agent lorsqu’il est dessaisi d’un dossier ou s’y retire. Le Code exige qu’un agent procède rapidement au transfert du dossier et qu’il collabore avec l’agent qui lui succède :
L’agent qui est dessaisi ou se retire d’une affaire prend les mesures suivantes : […] (e) il produit sans délai le compte de ses honoraires et débours impayés; (f) il collabore au transfert du dossier avec l’agent qui lui succède de façon à réduire au minimum les frais engagés par le client et à éviter de lui nuire. [Nous soulignons.]
Le mot « collabore » est important ici, car le Code réitère plus loin que l’agent dessaisi d’un dossier a l’obligation de coopérer avec l’agent qui lui succède et ce à quoi cette collaboration ressemblera, en déclarant :
Lorsque l’agent initial est appelé à collaborer avec le nouvel agent, il doit généralement fournir tous les dossiers concernant des demandes et des brevets, mais il ne doit pas communiquer des renseignements confidentiels qui n’ont aucun lien direct avec l’affaire sans le consentement écrit du client.
L’accent mis sur la nécessité d’éviter de nuire au client est également important, puisque le Code donne ainsi la priorité aux intérêts du client. Si le commentaire prévoit que « l’obligation de rendre les documents et les biens est assujettie à toute entente entre l’agent et le client », il indique également que
si une affaire est en cours ou imminente, ou si le client subirait par ailleurs un préjudice, l’existence d’un compte en souffrance ne doit pas empêcher l’agent prenant la relève de représenter le client. [Nous soulignons.]
L’agent qui prend la relève a l’obligation d’encourager son client à régler son compte auprès de son ancien agent ou d’aider ce dernier à recouvrer le montant impayé. Le commentaire indique :
Il convient parfaitement que l’agent prenant la relève incite fortement le client à régler ou à garantir tout compte non réglé de l’ancien agent, ou à prendre des mesures utiles à cette fin, surtout si ce dernier s’est retiré de l’affaire pour un motif valable ou en a été dessaisi pour des raisons arbitraires.
De plus, s’il y a un différend entre le client et son ancien agent, l’agent qui prend la relève est tenu de faire des efforts pour que son client et l’ancien agent règlent ce différend (voir le commentaire à la règle 6).
Conseil du CABAMC
Les comptes débiteurs ne doivent pas servir de base pour refuser le transfert d’un dossier en cours pour lequel des échéances doivent être respectées ou pour lequel il y a un travail urgent à faire. Les intérêts du client sont primordiaux, et un dossier ne devrait pas être retenu s’il risque de lui nuire.
Cela ne signifie pas, cependant, que le client n’est pas obligé de payer les comptes débiteurs ou la valeur du travail en cours à l’ancien cabinet. L’agent qui lui succède doit inciter son client à régler son compte avec l’ancien agent, ou prendre des mesures pour aider l’ancien agent ou à l’ancien cabinet à recouvrer les sommes dues. Pour ce faire, l’agent qui prend la relève peut notamment s’engager par écrit à verser des fonds à l’ancien agent ou à l’ancien cabinet une fois l’affaire terminée et mettre en place un mécanisme permettant de garantir le respect de cet engagement.
Si le client a fourni des instructions écrites indiquant que le dossier doit être transféré au nouvel agent et qu’il existe des arrangements concernant les honoraires impayés, l’ancien agent ou l’ancien cabinet doit transférer le dossier à l’agent qui lui succède.
En fin de compte, chaque titulaire de permis doit décider de la ligne de conduite à adopter pour protéger les intérêts des clients et respecter ses obligations professionnelles. Chaque cas est unique et il appartient au titulaire de permis d’exercer son propre jugement professionnel. Cependant, c’est avec plaisir que nous aiderons les titulaires de permis à interpréter le Code en répondant à leurs demandes de renseignements sur la déontologie par l’entremise du Formulaire d’enquête déontologique dans le cadre du processus d’évaluation des risques et d’analyse éthique.
Nous sommes impatients de recevoir d’autres demandes et de fournir davantage de conseils aux titulaires de permis. Ce processus nous aide à cerner les domaines dans lesquels de plus amples renseignements ou analyses pourraient être utiles et contribuera à éclairer notre consultation sur le Code, qui sera lancée au début de 2023.
Nous saurions gré aux titulaires de permis qui ont une question d’ordre éthique ou portant sur leurs responsabilités en vertu du Code de remplir notre formulaire Enquête déontologique.