Les personnes titulaires de permis qui quittent leur cabinet (que ce soit pour un autre emploi, pour pratiquer de façon individuelle, pour prendre leur retraite ou pour simplement quitter le secteur privé) se posent souvent des questions sur ce qu’elles doivent faire pour respecter leurs obligations éthiques envers leur clientèle.
L’analyse suivante s’applique lorsqu’une personne titulaire de permis quitte son cabinet ou met fin à sa pratique individuelle pour rejoindre un autre cabinet (individuel ou non). Elle décrit certaines des obligations éthiques qu’une personne titulaire de permis et son cabinet doivent respecter envers leur clientèle avant le départ en vertu du Code de déontologie du CABAMC (le « Code »).
Pour obtenir plus de renseignements sur les obligations éthiques qu’une personne titulaire de permis doit respecter lorsqu’elle quitte son cabinet pour prendre sa retraite, passer à un permis de catégorie 2 ou abandonner son permis, veuillez consulter l’analyse éthique précédemment publiée concernant l’abandon d’un permis.
Le scénario
Une personne titulaire de permis quitte son cabinet ou met fin à sa pratique individuelle pour rejoindre un autre cabinet (individuel ou non). Quelles obligations doit-elle respecter envers sa clientèle avant et après son départ?
Les règles
Le choix de la représentation par le(la) client(e)
Le commentaire de la règle 6 précise que :
La dissolution du cabinet d’un agent ou le fait qu’un agent quitte un cabinet pour exercer ailleurs entraîne généralement la fin de la relation du client avec un ou plusieurs des agents concernés. Dans une telle situation, la plupart des clients préfèrent faire appel aux services de l’agent qu’ils considéraient comme responsable de leurs affaires avant le changement. Cependant, le client a le dernier mot et les agents n’agissant plus pour ce client doivent se conformer aux principes énoncés dans la présente règle et, en particulier, tenter de réduire au minimum les frais engagés et éviter de nuire au client. Puisque les intérêts du client passent avant tout, la décision de continuer à retenir les services de l’agent doit être prise par le client sans qu’il ne soit influencé ou harcelé par l’agent ou le cabinet de l’agent. En outre, l’agent et le cabinet qui se retirent, ou l’un des deux pourraient être tenus d’aviser les clients par écrit que l’agent se retire et de leur indiquer les solutions possibles, soit continuer de faire appel aux services de l’agent qui se retire ou du cabinet de l’agent ou engager un nouvel agent ou un nouveau cabinet.
Analysons la situation :
- Lorsqu’un(e) agent(e) quitte un cabinet, ses client(e)s peuvent choisir de continuer à faire appel à ses services (si possible) ou aux services de son ancien cabinet (si possible).
- Lorsqu’une telle situation se produit, l’agent(e) doit s’assurer que ses client(e)s ne doivent pas engager de frais ni subir de retards supplémentaires en conséquence.
- Ni l’agent(e) qui quitte son emploi ni son ancien cabinet ne doivent tenter d’influencer le choix des client(e)s.
- Il s’agit de l’une de ces situations potentiellement conflictuelles qui peuvent donner à l’agent(e), au cabinet ou à la profession une image peu professionnelle si elles ne sont pas gérées dans l’intérêt des client(e)s.
Communications après le retrait des services
La règle 6(5) prévoit que :
Si l’agent se retire d’une affaire ou en est dessaisi et qu’il reçoit une communication officielle relativement à l’affaire et pour laquelle une réponse doit être donnée pour éviter un abandon de l’affaire, il doit s’efforcer de joindre rapidement l’ancien client pour l’informer de cette communication officielle afin d’éviter de lui causer un préjudice et de lui permettre de prendre les mesures nécessaires pour préserver ses droits dans l’affaire.
Voilà un autre bon exemple de mise en avant des intérêts de l’ancienne ou actuelle personne cliente. Il est important de faire ce qui est juste et de communiquer clairement et ouvertement avec le(la) client(e) au sujet de la situation.
Conseil du CABAMC
Le Code exige que les personnes clientes soient informées du fait qu’elles peuvent choisir leur représentation lorsque leur agent(e) quitte son cabinet. Si la personne titulaire de permis poursuit sa carrière en cabinet privée et a travaillé sur des dossiers dans le cadre desquels des client(e)s la considéraient comme leur agente, alors les client(e)s en question devraient avoir la possibilité (communiquée idéalement par le biais d’un avis conjoint de la personne titulaire de permis et du cabinet) de continuer à employer les services du cabinet ou de la personne titulaire de permis (en tant que leur agente), ou encore de choisir une nouvelle représentation.
Le Code exige que toutes les mesures soient prises pour que le départ de l’agent(e) ne nuise pas au(à la) client(e) et stipule que « l’agent ne doit rien négliger pour veiller à se retirer en temps opportun [le cas échéant] du processus de la poursuite de la demande, conformément à ses obligations. »
Si le(la) client(e) choisit de nommer un(e) autre agent(e) après le départ de la personne titulaire de permis, alors cette dernière doit savoir que le Code fournit, dans le commentaire de la règle 6, une liste d’obligations qu’elle doit respecter lorsqu’elle est dessaisie ou se retire d’une affaire. Celles-ci sont également expliquées dans une précédente analyse éthique. Ces obligations comprennent de rendre au(à la) client(e) son dossier ou de collaborer à son transfert avec l’agent(e) qui lui succède.
Il convient de noter que l’obligation des titulaires de permis envers leurs client(e)s va au-delà de la relation agent(e)-client(e). Si, après avoir été dessaisie par le(la) client(e) ou s’être retirée du dossier, la personne titulaire de permis reçoit une communication officielle à laquelle elle doit répondre afin d’éviter un abandon de l’affaire, elle est tenue, en vertu du Code, de signaler cette communication en temps opportun au(à la) client(e) afin d’éviter de lui nuire.
En fin de compte, chaque titulaire de permis doit décider de la ligne de conduite à adopter pour protéger les intérêts des client(e)s et respecter ses obligations professionnelles. Chaque cas est unique et il appartient à la personne titulaire de permis d’exercer son propre jugement professionnel. Par ailleurs, grâce au formulaire d’enquête déontologique, les spécialistes de la conduite professionnelle du CABAMC sont disponibles pour aider les titulaires de permis à interpréter le Code dans le cadre du processus d’évaluation des risques et d’analyse éthique.
Nous sommes impatient(e)s de recevoir d’autres demandes et de fournir davantage de conseils aux titulaires de permis. Ce processus nous aide à cerner les domaines dans lesquels de plus amples renseignements ou analyses pourraient être utiles et contribuera à éclairer notre consultation sur le Code, qui sera lancée au début de 2023.