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Règle 6 – retrait des services; article 25 du Règlement administratif du Collège – ce qu’il faut faire lorsqu’on n’arrive pas à joindre un(e) client(e)

L’analyse suivante s’applique lorsqu’une personne titulaire de permis passe d’un permis de catégorie 1 à un permis de catégorie 2. Ce scénario suppose que le retrait d’une personne titulaire de permis des affaires de ses client(e)s est justifié par les circonstances, et se concentre sur les obligations éthiques de la personne titulaire de permis qui est incapable de joindre un(e) client(e) pour l’informer qu’il(elle) n’exerce plus.

Le scénario

Une personne titulaire de permis passe d’un permis de catégorie 1 à un permis de catégorie 2. Elle a contacté l’ensemble de ses client(e)s pour les informer de son retrait de la pratique et qu’il leur appartient de déterminer qui les représentera à l’avenir. La personne titulaire de permis a transféré les dossiers en fonction des préférences indiquées par ses client(e)s. Cependant, malgré tous ses efforts, certain(e)s de client(e)s ne lui ont pas donné de directives à propos de leurs dossiers.

La personne titulaire de permis se demande ce qu’elle doit faire afin de considérer qu’elle a fait preuve de suffisamment de diligence raisonnable pour déclarer qu’elle a respecté l’article 25 du Règlement administratif du Collège1.

La loi

Le paragraphe 25(c) du Règlement administratif du Collège précise ce qui suit :

Le titulaire d’un permis de catégorie 1 peut demander au registraire de changer son permis à un permis de catégorie 2 s’il remplit les exigences suivantes :

 

Le titulaire d’un permis de catégorie 1 peut demander au registraire de changer son permis à un permis de catégorie 2 s’il remplit les exigences suivantes :

c) il confirme ce qui suit par écrit :

  • toute affaire menée pour un client a été complétée ou toutes les mesures ont été prises à la satisfaction du client pour que les documents de ce dernier lui soient retournés ou pris en charge par un autre titulaire de permis de catégorie 1,
  • toute affaire devant le Bureau des brevets ou, selon le cas, le bureau du registraire des marques de commerce a été prise en charge par un autre titulaire de permis de catégorie 1 et le bureau en cause en a été avisé par écrit par le titulaire qui présente la demande,
  • l’emplacement des dossiers dans son lieu de pratique

Les règles

Le commentaire de la règle 6 précise les exigences qu’une personne titulaire de permis doit respecter lorsqu’elle avise ses client(e)s de son retrait de la pratique. Un avis envoyé aux client(e)s devrait les informer qu’ils(elles) ont le droit de choisir leur représentation. Si une personne titulaire de permis a pris des dispositions pour qu’un(e) autre agent(e) prenne en charge ses dossiers, il devrait clairement indiquer aux client(e)s qu’ils(elles) peuvent faire transférer leur dossier au(à la) nouvel(le) agent(e) proposé(e) par la personne titulaire qui se retire de la pratique (le cas échéant), changer leur représentation pour un(e) agent(e) de leur choix ou se représenter eux-mêmes(elles-mêmes).

Le Code précise également que lorsqu’un(e) agent(e) se retire de la représentation, « le bureau concerné de l’OPIC, les parties adverses, les agents étrangers et les autres intervenants directement concernés par le retrait doivent également être avisés du retrait de l’agent » (voir le commentaire de la règle 6).           

Conseils de CABAMC

Lorsqu’une personne titulaire de permis a déterminé la date de son retrait de la pratique, l’avis envoyé aux client(e)s conformément au commentaire de la règle 6 doit indiquer aux client(e)s que s’ils(si elles) ne répondent pas, la personne titulaire de permis révoquera sa nomination à partir d’une certaine date et que les client(e)s devront s’assurer que l’Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) a leurs coordonnées à jour pour éviter toute perte de droits.

 L’alinéa 25(c)(i) précise ceci : « toute affaire menée pour un client a été complétée ou toutes les mesures ont été prises à la satisfaction du client pour que les documents de ce dernier lui soient retournés ou pris en charge par un autre titulaire de permis de catégorie 1 » [gras ajouté]. Si un(e) client a demandé à la personne titulaire de permis d’abandonner le dossier, l’affaire est complétée en ce qui concerne sa pratique. Cependant, si la personne titulaire de permis souhaite envoyer un avis de courtoisie à ses client(e)s pour les informer de son retrait de la pratique et des prochaines dates d’échéance relatives à leur dossier, elle peut le faire.

Si l’abandon est involontaire, par exemple, la date d’échéance n’a pas été respectée parce que le(la) client(e) n’a pas donné de directives à la personne titulaire de permis, mais cette dernière est d’avis qu’il convient de suivre les échéances parce que le(la) client(e) n’a pas exprimé son intention d’abandonner son dossier, alors l’affaire n’est probablement pas complétée. Si le(la) client(e) ne répond pas à la personne titulaire de permis même si celle-ci a tenté de lui donner un préavis raisonnable, la personne titulaire de permis pourra révoquer sa nomination à titre d’agente auprès de l’OPIC.

En fait, si un(e) client(e) n’a pas répondu à la personne titulaire de permis et que cette dernière a consigné ses efforts de bonne foi pour joindre le(la) client(e), la personne titulaire de permis n’a qu’à révoquer sa nomination à titre d’agente auprès de l’OPIC.

En fin de compte, chaque titulaire de permis doit décider de la ligne de conduite à adopter pour protéger les intérêts des client(e)s et respecter ses obligations professionnelles. Chaque cas est unique et il appartient à la personne titulaire de permis d’exercer son propre jugement professionnel. Par ailleurs, grâce au formulaire d’enquête déontologique, les spécialistes de la conduite professionnelle du CABAMC sont disponibles pour aider les titulaires de permis à interpréter le Code dans le cadre du processus d’évaluation des risques et d’analyse éthique.

Nous sommes impatient(e)s de recevoir d’autres demandes et de fournir davantage de conseils aux titulaires de permis. Ce processus nous aide à cerner les domaines dans lesquels de plus amples renseignements ou analyses pourraient être utiles et contribuera à éclairer notre prochaine consultation sur le Code. Nous vous invitons à  nous contacter avec vos questions d’éthique en ligne.

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