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Transfert de dossiers

Situation:

Vous êtes un agent qui quitte votre cabinet pour saisir une occasion d’emploi auprès d’un autre cabinet. Un de vos clients avec qui vous avez une relation établie veut continuer à travailler avec vous dans votre nouveau cabinet.  

Formulaire de demande de renseignements sur la déontologie :

Si un agent quitte le cabinet A pour le cabinet B, peut-il emmener ses clients avec lui au nouveau cabinet? 

Si un client a demandé au cabinet B de prendre en charge son dossier, mais que le cabinet A n’a pas fourni le dossier au cabinet B, que peut-on faire? 

Code de déontologie : la règle fondamentale

En guise d’introduction au Code, nous attirons votre attention sur la règle fondamentale sur laquelle il repose. Le Code est rédigé de manière à fournir aux titulaires de permis, dès le départ, des lignes directrices fondamentales en matière de pratique éthique, dont la racine est l’intégrité. Le principe d’intégrité est énoncé comme la règle fondamentale du Code, qui stipule que :  

 L’intégrité est la caractéristique la plus importante d’un agent. Ce principe est implicite dans le présent Code et dans chacune des règles et chacun des commentaires qu’il contient.  

En vertu de la règle fondamentale du Code, les titulaires de permis doivent :   

en tout temps faire preuve d’intégrité et de compétence conformément aux normes les plus élevées de la profession de façon à conserver la confiance et le respect des membres de la profession et du public.  

L’intégrité est le principe fondamental de l’interprétation et de l’application du Code. Le commentaire à la règle 6 du Code fournit des indications sur la manière dont un agent doit aborder son client lorsqu’il quitte un cabinet, et le principe d’intégrité doit sous-tendre et éclairer la lecture de ce commentaire. Un agent agissant avec intégrité fera passer les intérêts de ses clients avant son propre désir de conserver les affaires de ce client et respectera le droit de ses clients de choisir qui ils souhaitent voir représenter leurs intérêts. Un agent manquant d’intégrité peut ne pas indiquer clairement que c’est en fin de compte le client qui choisit de rester avec un cabinet ou d’en changer, ou suggérer que les clients seront mieux servis en restant avec leur cabinet.  

Quel article du Code de déontologie s’applique?

Le commentaire à la règle 6 du Code est très instructif en ce qui concerne les questions relatives au départ d’un agent et au transfert de dossiers, et il a été examiné afin de formuler les orientations suivantes. Certaines parties du commentaire à la règle 6 sont reproduites ci-dessous. 

Conseils fournis :

La décision de représentation appartient au client et les intérêts du client sont primordiaux. Le commentaire à la règle 6 du Code de déontologie stipule ce qui suit :  

Le client a le dernier mot [en matière de représentation] et les agents n’agissant plus pour ce client doivent se conformer aux principes énoncés dans la présente règle et, en particulier, tenter de réduire au minimum les frais engagés et éviter de nuire au client. Puisque les intérêts du client passent avant tout, la décision de continuer à retenir les services de l’agent doit être prise par le client sans qu’il ne soit influencé ou harcelé par l’agent ou le cabinet de l’agent.   

Ce commentaire précise que la décision de représentation du client doit être prise en l’absence d’influence indue ou de harcèlement par l’un ou l’autre agent. Un agent qui agit avec intégrité fera comprendre au client que le choix lui appartient.   

Le commentaire indique ensuite que, pour qu’il soit clair pour le client que la décision de représentation lui appartient, l’agent qui se retire ou le cabinet de l’agent, ou les deux, « pourraient être tenus d’aviser les clients par écrit que l’agent se retire et de leur indiquer les solutions possibles, soit continuer de faire appel aux services de l’agent qui se retire ou du cabinet de l’agent ou engager un nouvel agent ou un nouveau cabinet. » Le cas échéant, la meilleur pratique consiste à ce que l’agent qui se retire et le cabinet de l’agent rédigent ensemble l’avis.  

Si le client a donné des instructions écrites pour que le dossier soit transféré au cabinet B et qu’il existe des accords concernant les honoraires impayés, le cabinet A doit les transférer au cabinet B. Le choix de la représentation appartient au client et le Code exige que le cabinet A « collabore au transfert du dossier avec l’agent qui lui succède [du cabinet B] de façon à réduire au minimum les frais engagés par le client et à éviter de lui nuire » (voir le commentaire à la règle 6).  

Nous saurions gré aux titulaires de permis qui ont une question d’ordre éthique ou portant sur leurs responsabilités en vertu du Code de remplir notre formulaire Enquête déontologique.